Come inviare fattura elettronica allo SdI da WooCommerce è la domanda che ti fai il giorno in cui arriva il primo ordine di un cliente con partita IVA. Di serie WooCommerce non genera né trasmette fatture elettroniche: l’ordine resta un ordine e la fattura devi prepararla tu. In questa guida vedi, in 6 passi, come arrivare dall’ordine al file XML, dall’XML al Sistema di Interscambio (SdI) e dalla ricevuta di consegna alla contabilità.
- Raccogli i dati fiscali del cliente al checkout
- Installa e configura il plugin
- Scegli il canale di trasmissione allo SdI
- Genera l’XML della fattura
- Invia e controlla le ricevute
- Gestisci scarti, rimborsi e note di credito
Quando WooCommerce richiede una fattura elettronica
Prima di configurare qualsiasi cosa, chiarisci a chi devi emettere fattura elettronica:
- Clienti con partita IVA (B2B): sempre. La fattura passa dallo SdI.
- Consumatori privati (B2C): in genere solo se il cliente la richiede. Trovi il quadro completo in Fattura Elettronica Ecommerce: 6 Regole per Vendere Online.
- Clienti esteri: le operazioni vanno documentate tramite SdI, con il codice destinatario
XXXXXXX. Conferma il trattamento IVA con il tuo commercialista.
Il termine ordinario per l’emissione è di 12 giorni dalla data dell’operazione. Per le fatture differite (TD24) l’invio va fatto entro il 15 del mese successivo.
Come inviare fattura elettronica allo SdI da WooCommerce: i 6 passi
Passo 1: raccogli i dati fiscali giusti al checkout
La maggior parte degli scarti nasce da dati sbagliati inseriti dal cliente. Al checkout servono:
- ragione sociale o nome e cognome
- partita IVA e/o codice fiscale
- indirizzo di fatturazione completo
- codice destinatario (7 caratteri) oppure PEC
Se il cliente non ha un codice destinatario, si usa 0000000 (la fattura arriva nella sua area riservata o alla PEC indicata). Per i casi particolari leggi Codice Destinatario Fattura Elettronica: 5 Casi Pratici.
Aggiungi anche un campo “Richiedo fattura” per distinguere chi la vuole da chi no, così non emetti documenti inutili.
Passo 2: installa e configura il plugin
WooCommerce ha bisogno di un plugin che trasformi l’ordine in un file XML conforme al tracciato FatturaPA. Puoi partire dalla versione gratuita di Easy Fattura Elettronica. Se stai ancora scegliendo, ti aiuta Plugin fattura elettronica WooCommerce assistenza italiana: 7 criteri di scelta.
Dopo l’installazione (Plugin → Aggiungi nuovo) imposta una sola volta i dati del cedente, cioè i tuoi:
- ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede
- regime fiscale (RF01 ordinario, RF19 forfettario, ecc.)
- numerazione e sezionale delle fatture
- mappatura IVA → Natura per le aliquote a zero (N2.2, N4, N6.x, ecc.)
- gestione del bollo, vedi Imposta di Bollo su Fatture Elettroniche: 5 Regole Essenziali
Passo 3: scegli il canale di trasmissione allo SdI
Il file XML deve arrivare allo SdI. Hai quattro strade:
- Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate: caricamento manuale, una fattura alla volta.
- PEC dedicata allo SdI: richiede la registrazione dell’indirizzo.
- Web service o SFTP: richiedono accreditamento tecnico.
- Intermediario o plugin con trasmissione integrata: l’invio parte dal tuo gestionale, senza portali né PEC.
Easy Fattura Elettronica invia via PEC gratuitamente oppure tramite Aruba o Fatture in Cloud.
Per un e-commerce con più di qualche ordine al mese, la quarta è l’unica sostenibile: ogni invio manuale è tempo perso e un’occasione di errore.
Passo 4: genera l’XML della fattura
Con il plugin configurato, l’XML si crea dall’ordine WooCommerce. Di solito puoi scegliere tra:
- generazione manuale, dalla scheda dell’ordine
- generazione automatica, quando l’ordine passa allo stato “Completato” oppure è possibile impostare uno stato “custom” desiderato
Il file contiene i dati di cedente e cessionario, le righe (prodotti, spedizione, coupon), il riepilogo IVA e la modalità di pagamento. Il tipo documento è TD01 per la fattura e TD04 per la nota di credito.
Prima dell’invio controlla il file con le 7 verifiche del controllo XML fattura elettronica: ti evitano la maggior parte degli scarti.
Passo 5: invia e controlla le ricevute dello SdI
Dopo la trasmissione, lo SdI risponde di solito in pochi minuti con una ricevuta:
| Ricevuta | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| Ricevuta di consegna (RC) | Fattura consegnata al destinatario | Nulla: è tutto a posto |
| Notifica di scarto (NS) | Il file ha errori formali | Correggi e reinvia |
| Mancata consegna (MC) | Il destinatario non è raggiungibile | Avvisa il cliente e usa la copia di cortesia |
| Attestazione di avvenuta trasmissione (AT) | Consegna impossibile per la PA | La fattura è considerata comunque emessa |
Passo 6: gestisci scarti, rimborsi e note di credito
- Fattura scartata: correggi l’errore e reinvia con lo stesso numero e la stessa data, entro 5 giorni dalla notifica.
- Fattura già consegnata ma sbagliata: non si annulla, si emette una nota di credito.
- Rimborso WooCommerce: genera una nota di credito TD04 collegata alla fattura originale. Ti spieghiamo come farlo in Nota di Credito Elettronica: Come Emetterla in 6 Passi.
Gli errori più comuni che causano lo scarto
| Errore | Causa tipica | Come evitarlo |
|---|---|---|
| Codice destinatario non valido (es. 00311) | Codice di 7 caratteri sbagliato | Validalo al checkout |
| Identificativo fiscale cliente mancante (es. 00417) | P.IVA e CF vuoti | Rendili obbligatori per chi chiede fattura |
| Natura mancante con IVA a zero (es. 00400) | Aliquota 0% senza Natura | Mappa ogni aliquota a zero nel plugin |
| Fattura duplicata | Stesso numero e data già inviati | Numerazione progressiva automatica |
| Totali incoerenti | Arrotondamenti su sconti e spedizione | Controlla l’XML prima dell’invio |
Invio manuale o automatico: quale conviene?
| Manuale (portale AdE) | Automatico (plugin) | |
|---|---|---|
| Tempo per fattura | 3-5 minuti | Pochi secondi |
| Rischio di errore | Alto | Basso (dati presi dall’ordine) |
| Ricevute SdI | Da controllare a mano | Registrate nell’ordine |
| Note di credito sui rimborsi | Da creare a mano | Generate dal rimborso |
| Adatto a | Pochi ordini al mese | Negozi con ordini quotidiani |
Se emetti più di 10-15 fatture al mese, l’automazione si ripaga in pochi giorni. Per il dettaglio sul confronto tra soluzioni, vedi il nostro plugin fattura elettronica WooCommerce.
Dopo l’invio: conservazione e archivio
Inviare la fattura non basta: va anche conservata per legge. Il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate è gratuito, ma va attivato con adesione esplicita. Trovi tutte le opzioni in Conservazione Sostitutiva Fattura Elettronica: Guida 2026. Per la normativa aggiornata consulta anche il sito ufficiale FatturaPA e quello dell’Agenzia delle Entrate.
Domande frequenti
Serve una PEC per inviare fatture allo SdI da WooCommerce?
No. La PEC è solo uno dei canali possibili. Con un plugin che trasmette direttamente allo SdI non ti serve. Per il cliente senza codice destinatario si usa 0000000 e la fattura arriva nella sua area riservata.
Devo inviare fattura elettronica a un cliente privato?
Di norma solo se la richiede. In quel caso inserisci il suo codice fiscale e il codice destinatario 0000000.
Entro quanto devo inviare la fattura elettronica di un ordine WooCommerce?
Entro 12 giorni dalla data dell’operazione. Con la fattura differita, entro il 15 del mese successivo.
Cosa succede se lo SdI scarta la fattura?
La fattura si considera non emessa. Correggi l’errore e reinvia con lo stesso numero e la stessa data, entro 5 giorni dalla notifica di scarto.
Posso inviare fattura elettronica a un cliente estero da WooCommerce?
Sì, con codice destinatario XXXXXXX. Conferma con il tuo commercialista il trattamento IVA corretto.
Conclusione
Sapere come inviare fattura elettronica allo SdI da WooCommerce significa mettere in fila sei cose: dati corretti al checkout, plugin configurato, canale di trasmissione, XML controllato, ricevute monitorate e note di credito sotto controllo. Una volta impostato tutto, il processo gira da solo.
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Questo articolo ha finalità informativa e non costituisce consulenza fiscale: per il tuo caso specifico rivolgiti al commercialista.
