La conservazione sostitutiva fattura elettronica è l’adempimento che quasi tutti scoprono di aver saltato quando ormai è tardi. Il ragionamento è sempre lo stesso: le fatture sono già digitali, sono passate dallo SdI, ne ho una copia in una cartella del computer, quindi sono a posto. Non è così, e la differenza tra un backup e una conservazione a norma è esattamente ciò che l’Agenzia delle Entrate guarda in caso di verifica.
In questa guida vediamo che cos’è la conservazione a norma, quali documenti riguarda, entro quando va fatta e come attivarla gratuitamente in pochi minuti.
Che cos’è la conservazione sostitutiva fattura elettronica
La conservazione sostitutiva fattura elettronica è il processo, regolato dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle linee guida AgID, che garantisce a un documento informatico autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. In altre parole: assicura che quel file sia lo stesso di dieci anni prima e che nessuno lo abbia modificato nel frattempo.
Tecnicamente il sistema produce dei pacchetti di archiviazione ai quali applica firma digitale, marca temporale e un insieme di metadati obbligatori, e ne tiene traccia in un rapporto di versamento. È questo insieme di garanzie a dare valore legale all’archivio, non il file XML in sé.
Perché salvare gli XML sul computer non basta
Un file salvato in una cartella, in un NAS o su un servizio cloud generico è modificabile, cancellabile e privo di qualsiasi elemento che ne certifichi la data. Manca la marca temporale, manca la firma del responsabile della conservazione, mancano i metadati.
Lo stesso vale per due abitudini molto diffuse e altrettanto inutili ai fini dell’obbligo:
- Stampare le fatture in PDF. Il PDF di cortesia non è il documento fiscale: quello è e resta il file XML.
- Contare sul portale dell’Agenzia delle Entrate senza aver aderito. Il servizio di consultazione delle fatture è una cosa, la conservazione a norma è un’altra e richiede un’adesione specifica.
Se non hai mai aperto un file XML e non sai cosa contiene davvero, la guida su come visualizzare una fattura elettronica chiarisce la differenza tra documento fiscale e copia di cortesia.
Quali documenti vanno conservati
L’obbligo non riguarda solo le fatture che emetti. Rientrano nel perimetro:
- le fatture elettroniche attive, cioè quelle che hai trasmesso allo SdI;
- le fatture elettroniche passive, quelle ricevute dai fornitori;
- le note di credito e di debito, comprese quelle emesse come nota di credito elettronica con tipo documento TD04;
- i documenti di integrazione e le autofatture trasmesse al Sistema di Interscambio;
- i registri IVA, il libro giornale e gli altri documenti fiscalmente rilevanti tenuti in formato digitale;
- i corrispettivi telematici, per chi è tenuto a trasmetterli.
La durata è di dieci anni, come per la documentazione contabile cartacea, con decorrenza dalla data dell’ultima registrazione.
Entro quando va fatta
Il termine della conservazione sostitutiva fattura elettronica non coincide con la fine dell’anno solare, e questo genera parecchia confusione. La regola è: entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di riferimento.
| Fatture dell’anno | Termine dichiarazione redditi | Termine per la conservazione |
|---|---|---|
| 2023 | 31 ottobre 2024 | 31 gennaio 2025 |
| 2024 | 31 ottobre 2025 | 31 gennaio 2026 |
| 2025 | 31 ottobre 2026 | 31 gennaio 2027 |
I termini si spostano se intervengono proroghe sulla presentazione delle dichiarazioni, quindi vale la pena verificarli ogni anno. Chi utilizza il servizio dell’Agenzia delle Entrate non deve comunque presidiare la data: i pacchetti vengono prodotti automaticamente.
Come attivare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
L’Agenzia mette a disposizione un servizio di conservazione gratuito per tutti i titolari di partita IVA. È la soluzione più semplice per chi non ha esigenze particolari, e si attiva così:
- Accedi al portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE, CNS o credenziali Entratel e Fisconline.
- Seleziona l’utenza di lavoro e accetta le condizioni del servizio.
- Entra nella sezione dedicata alla fatturazione elettronica e alla conservazione.
- Apri la voce relativa all’accordo di servizio per la conservazione.
- Sottoscrivi l’accordo e conferma l’adesione.
Da quel momento tutte le fatture emesse e ricevute che transitano dallo SdI vengono conservate automaticamente. L’adesione vale per il futuro: i documenti antecedenti non entrano da soli nell’archivio, e per recuperare il pregresso serve una richiesta specifica oppure l’intervento di un conservatore privato. È il motivo per cui conviene aderire il prima possibile e non aspettare la scadenza.
Le informazioni ufficiali aggiornate sono pubblicate sul portale dell’Agenzia delle Entrate dedicato alla fatturazione elettronica.
I limiti del servizio gratuito
Funziona bene, ma non copre tutto. Restano fuori i documenti che non passano dal Sistema di Interscambio: registri IVA, libro giornale, documenti di trasporto, contratti, note spese. Se la tua contabilità è interamente digitale, la conservazione sostitutiva fattura elettronica gestita dall’Agenzia risolve solo una parte del problema e per il resto serve un conservatore accreditato AgID o il servizio del tuo commercialista.
Servizio dell’Agenzia o provider privato?
| Aspetto | Servizio Agenzia delle Entrate | Conservatore privato |
|---|---|---|
| Costo | Gratuito | A canone |
| Documenti coperti | Solo quelli transitati dallo SdI | Qualsiasi documento fiscale |
| Attivazione | Adesione online all’accordo di servizio | Contratto con il fornitore |
| Pregresso | Non automatico | Gestibile con pacchetti dedicati |
| Ricerca ed esibizione | Dal portale, funzioni essenziali | In genere più evolute |
Per un libero professionista o un piccolo negozio online il servizio gratuito è quasi sempre sufficiente. Per chi ha volumi alti, più società o esigenze di integrazione con il gestionale, il provider accreditato ha senso.
Cosa si rischia senza conservazione a norma
La mancata conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti espone alle sanzioni previste per le irregolarità contabili, che nella prassi vengono richiamate in una forbice compresa tra mille e ottomila euro. Il danno più concreto, però, è un altro: in sede di verifica un documento non conservato a norma può essere considerato non opponibile, con effetti sulla deducibilità del costo e sulla detrazione dell’IVA.
Non esiste una multa automatica il giorno dopo la scadenza, ma il tema salta fuori puntualmente durante i controlli. Considerato che aderire costa zero e cinque minuti, è uno dei rischi meno sensati da correre.
4 errori frequenti
- Confondere consultazione e conservazione. Sono due adesioni distinte nel portale, e la prima non sostituisce la seconda.
- Aderire e dimenticare il pregresso. Le fatture emesse prima dell’adesione restano scoperte.
- Pensare che ci pensi il commercialista. Spesso è vero, ma va verificato: molti studi conservano i registri e non le singole fatture del cliente.
- Cambiare software senza pianificare l’uscita. Se cambi fornitore, l’archivio va esportato con i pacchetti di conservazione, non semplicemente scaricato in XML.
Domande frequenti sulla conservazione sostitutiva fattura elettronica
La conservazione sostitutiva è obbligatoria anche per i forfettari?
Sì. Da quando l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso a tutti, la conservazione a norma riguarda anche chi opera in regime forfettario, senza deroghe. Le altre regole del regime sono raccolte nella guida sulla fatturazione elettronica per i forfettari.
Quanto devo conservare le fatture elettroniche?
Dieci anni, in linea con l’obbligo civilistico di conservazione delle scritture contabili.
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate conserva anche le fatture ricevute?
Sì, dopo l’adesione la conservazione riguarda sia i documenti attivi sia quelli passivi transitati dallo SdI.
Se cambio software di fatturazione perdo l’archivio?
No, ma devi richiedere l’esportazione dei pacchetti di conservazione al fornitore uscente prima di chiudere il contratto. Scaricare i soli file XML non equivale a portarsi dietro l’archivio a norma.
Devo conservare anche il PDF di cortesia?
No. Il documento fiscale è il file XML, e la conservazione sostitutiva fattura elettronica riguarda quello.
Le autofatture e i documenti di integrazione vanno conservati?
Sì, quando sono stati trasmessi allo SdI rientrano nell’archivio come qualsiasi altro documento elettronico. I casi in cui vanno emessi sono spiegati nella guida sull’autofattura elettronica.
In sintesi
La conservazione sostitutiva fattura elettronica non è un servizio in più: è un obbligo con una scadenza precisa, tre mesi dopo il termine della dichiarazione dei redditi, e una durata di dieci anni. Il modo più rapido per metterla in sicurezza è aderire all’accordo di servizio gratuito nel portale Fatture e Corrispettivi, verificando poi cosa resta scoperto.
Il passo precedente, però, è emettere documenti corretti fin dall’origine: un file scartato o pieno di dati sbagliati crea problemi ben prima dell’archiviazione. Scarica gratis Easy Fattura Elettronica e gestisci l’intero ciclo direttamente dal tuo negozio.
Nota informativa ed esclusione di responsabilità: Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere puramente informativo, generico e divulgativo. Non costituiscono in alcun modo un parere legale, fiscale o una consulenza professionale. Le normative fiscali sono soggette a frequenti aggiornamenti e variazioni. Per qualsiasi dubbio, chiarimento o per la gestione della tua specifica situazione contabile, ti invitiamo a consultare un esperto fiscale o il tuo commercialista di fiducia.
