Per generare fatture XML in blocco con WooCommerce, puoi selezionare più ordini e utilizzare una funzione di generazione massiva. Easy Fattura Elettronica include questa possibilità nella versione PRO, attraverso le azioni di gruppo. Dopo la generazione, puoi controllare i documenti e scaricare le fatture di un periodo in un archivio ZIP.
Prima di procedere, distingui però le operazioni: creare un file XML, cioè un documento con dati strutturati, non significa averlo trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI). Anche il download dei file e la conservazione a norma sono passaggi diversi.
Generare, esportare e inviare: quale operazione ti serve?
Se devi lavorare su molti ordini, parti da ciò che hai già. Le fatture potrebbero essere state generate in precedenza, anche attraverso un automatismo: in quel caso ti serve recuperarle, senza avviare una nuova generazione.
| Situazione | Operazione da eseguire | Risultato da controllare |
|---|---|---|
| Hai ordini da fatturare e nessun documento già generato | Generazione XML in blocco | Documenti associati agli ordini selezionati |
| Le fatture esistono e vuoi scaricarle insieme | Esportazione dei documenti per periodo | Archivio ZIP con gli XML attesi |
| Gli XML sono pronti per la trasmissione | Invio attraverso il canale scelto | Ricevute ed esiti dello SdI |
| Vuoi conservare i documenti a norma | Gestione tramite un processo di conservazione | Presa in carico secondo il servizio utilizzato |
Un archivio ZIP raccoglie i file per facilitarne il trasferimento: non trasforma più ordini in un’unica fattura riepilogativa.
Quale versione di Easy Fattura Elettronica serve?
La scheda ufficiale del plugin su WordPress.org distingue la generazione XML disponibile nella versione FREE dalle funzioni PRO, tra cui la generazione di massa tramite azioni di gruppo, la sezione Documenti e il backup ZIP per periodo.
Per seguire il flusso completo descritto qui, verifica quindi di utilizzare la versione PRO. La versione gratuita può essere un punto di partenza per valutare la generazione XML, ma non va considerata equivalente alla PRO per il lavoro in blocco.
Prepara gli ordini prima della generazione
Una selezione multipla può ripetere lo stesso errore su molti documenti. Prima di elaborarla, controlla la configurazione e stabilisci quali ordini devono effettivamente essere fatturati.
- Dati del venditore: verifica anagrafica, sede, identificativi fiscali e regime impostati nel plugin.
- Dati del cliente: controlla che nell’ordine siano presenti le informazioni necessarie alla fattura, compresi indirizzo e dati fiscali pertinenti.
- Numerazione e data: coordinale con gli altri strumenti di fatturazione eventualmente utilizzati.
- Importi: rivedi prodotti, sconti, spedizione, imposte e totale, soprattutto negli ordini modificati dopo l’acquisto.
- Documenti esistenti: individua gli ordini già fatturati prima di selezionare quelli da elaborare.
Puoi fare riferimento alla sezione Dati fornitore del manuale per individuare le impostazioni anagrafiche.
Non usare il solo stato “Completato” per decidere il documento fiscale: lo stato dell’ordine serve al flusso del negozio. Le vendite ad aziende e professionisti, dette B2B, e quelle ai consumatori, dette B2C, richiedono una valutazione coerente con l’operazione. Lo stesso vale per beni fisici, servizi, prodotti digitali e vendite estere.
Questa procedura riguarda ordini per i quali hai già stabilito di dover generare una fattura. Non estenderla automaticamente alla pubblica amministrazione, che la scheda del plugin esclude dai destinatari supportati.
Come generare fatture XML in blocco con WooCommerce
Il sito del prodotto documenta la selezione di più ordini e l’azione “Genera Fattura XML”. Prima di lavorare su un elenco ampio, verifica il flusso su un gruppo ridotto di ordini controllati.
- Controlla l’abilitazione della fatturazione.
Nelle impostazioni generali del plugin verifica che la funzione sia attiva. Il manuale descrive anche gli stati dell’ordine che consentono la generazione e l’opzione per generare automaticamente i documenti. - Apri l’elenco degli ordini WooCommerce.
Individua il gruppo da elaborare e controlla quali ordini risultano già associati a una fattura. - Seleziona gli ordini da fatturare.
Escludi quelli con dati da correggere o con situazioni da valutare separatamente, come annullamenti e rimborsi. - Avvia l’azione di generazione XML.
Utilizza “Genera Fattura XML” tra le azioni di gruppo. Prima di confermare eventuali opzioni, controlla che siano coerenti con la configurazione prevista. - Verifica i documenti prodotti.
Confronta gli ordini selezionati con le fatture disponibili. Non considerare conclusa l’operazione soltanto perché la pagina ha terminato il caricamento.
Le condizioni relative agli stati e agli automatismi sono descritte nella sezione Generale del manuale. Se la generazione automatica è attiva, controlla prima i documenti esistenti: potresti dover soltanto esportarli.
Controlla il collegamento tra ordine e fattura
La sezione Documenti mostra informazioni utili per la verifica, tra cui numero della fattura, ordine WooCommerce associato e data e ora di creazione. Consente inoltre di scaricare l’XML, come indicato nel manuale della sezione Documenti.
Confronta i documenti con la selezione iniziale. Per gli ordini che presentano sconti, spedizioni o modifiche manuali, controlla anche il contenuto del file: cliente, data, numero, righe e importi devono corrispondere a ciò che intendi fatturare.
Come esportare le fatture XML WooCommerce in ZIP
Quando i documenti sono già stati generati, il backup per periodo permette di recuperarli insieme. Il manuale del backup descrive la creazione di un archivio ZIP contenente i file XML.
- Apri la sezione Backup del plugin.
- Scegli uno degli intervalli disponibili oppure imposta un periodo personalizzato con data iniziale e finale.
- Esegui il download dell’archivio.
- Apri lo ZIP e confronta i file presenti con l’elenco delle fatture che ti aspettavi di esportare.
La selezione per periodo può includere documenti diversi da quelli dell’ultima elaborazione. Non presumere quindi che lo ZIP coincida con gli ordini appena selezionati: verifica sempre il contenuto prima di consegnarlo a chi gestisce la contabilità o la trasmissione.
Esempio di controllo del risultato
Immagina di avere 20 ordini da esaminare: per 4 esiste già una fattura e 2 hanno dati da correggere. Se gli altri 14 devono essere fatturati e prevedi un documento per ciascuno, seleziona questi 14 per la nuova generazione.
Dopo l’operazione, verifica la presenza dei 14 documenti attesi. Per i 4 già fatturati recupera i file esistenti; completa invece i dati dei 2 ordini rimasti prima di elaborarli. È un esempio organizzativo: il numero di ordini, da solo, non determina quanti documenti fiscali devi emettere.
Cosa fare se mancano file o l’operazione si interrompe
Se il risultato è incompleto, controlla ciò che è stato effettivamente creato prima di ripetere l’intera selezione. Un’interruzione della pagina non dimostra che nessun documento sia stato generato.
- Manca l’azione di gruppo: verifica versione del plugin, abilitazione della fatturazione e stati degli ordini.
- Mancano alcune fatture: confronta ordini e Documenti, poi esamina i dati degli ordini rimasti esclusi.
- Lo ZIP contiene file inattesi: ricontrolla il periodo selezionato e le fatture comprese nell’esportazione.
- Il risultato resta incerto: annota gli ordini coinvolti e il messaggio visualizzato, quindi chiedi assistenza prima di rigenerare documenti già presenti.
Per approfondire le verifiche sul contenuto, consulta la guida al controllo XML della fattura elettronica. La verifica preliminare aiuta a individuare problemi, ma non sostituisce gli esiti dello SdI.
Dopo il download: trasmissione, esiti e conservazione
La guida dell’Agenzia delle Entrate alla fatturazione elettronica distingue la predisposizione del file dalla trasmissione e dai controlli successivi. Un XML scaricato sul computer non prova che la fattura sia stata inviata.
Stabilisci chi trasmette i documenti e chi controlla le ricevute. Lo scarto e l’impossibilità di consegna sono esiti diversi: non trattarli come lo stesso problema. Anche inviare una copia XML via email al commercialista non dimostra che sia avvenuta la trasmissione allo SdI.
Il PDF di cortesia facilita la lettura, ma non sostituisce il file XML nel flusso di fatturazione elettronica. Allo stesso modo, il backup ZIP e il salvataggio nel sito non equivalgono alla conservazione a norma.
Per organizzare il passaggio successivo, consulta la guida su come inviare la fattura elettronica allo SdI da WooCommerce.
Le indicazioni descrivono un flusso operativo. Per stabilire il documento e il trattamento fiscale corretti nelle tue operazioni, confrontati con il professionista che segue la tua contabilità.
Il prossimo passo: prova un gruppo ridotto e verifica l’esportazione
Prima di elaborare molti ordini, completa un ciclo controllato: selezione, generazione, verifica dei documenti e download ZIP. In questo modo puoi controllare sia i dati sia il passaggio dei file a chi si occupa della fase successiva.
Consulta le funzioni di Easy Fattura Elettronica PRO e il manuale operativo per verificare che il flusso sia adatto alla configurazione del tuo negozio.
