Il codice destinatario fattura elettronica è il campo più piccolo del tracciato XML e allo stesso tempo quello che causa più notifiche di mancata consegna. Sette caratteri sbagliati bastano a far finire una fattura in un limbo digitale: risulta emessa, il cliente non la vede, e te ne accorgi solo quando ti chiama per sollecitarla.
In questa guida vediamo che cos’è davvero il codice destinatario, dove trovarlo, quale valore usare nei cinque casi che ricorrono ogni giorno e cosa succede quando sbagli.
Che cos’è il codice destinatario fattura elettronica
Il codice destinatario, chiamato anche codice SdI o codice univoco, è un identificativo alfanumerico di sette caratteri che indica al Sistema di Interscambio dove recapitare il documento. Funziona come un indirizzo postale digitale: la fattura viaggia sempre attraverso lo SdI, ma è questo campo a dirgli su quale canale consegnarla.
Nel tracciato XML si trova nella sezione dei dati di trasmissione, dentro il campo CodiceDestinatario, ed è obbligatorio. Non può mai restare vuoto: quando non conosci il canale del cliente esiste un valore convenzionale da usare, che vediamo tra poco.
Attenzione a non confonderlo con altri identificativi. Il codice destinatario fattura elettronica non è la partita IVA, non è il codice fiscale, non è il numero REA. Sono dati distinti che vivono in campi diversi del file, e inserire uno al posto dell’altro è una delle cause più banali di scarto.
Dove si trova il codice destinatario
La risposta cambia a seconda che tu stia cercando il tuo o quello di un cliente.
Il tuo codice. Se ricevi le fatture tramite un software gestionale o un intermediario, il codice te lo assegna il fornitore del servizio: lo trovi nell’area di configurazione del programma o nella mail di attivazione. Se invece usi soltanto il portale dell’Agenzia delle Entrate, non hai un codice proprio e ricevi i documenti con i sette zeri, consultandoli nell’area riservata.
Il codice di un cliente. Va chiesto, punto. Non esiste un elenco pubblico consultabile per le partite IVA private: dal 2019 il codice destinatario è a tutti gli effetti un dato anagrafico da raccogliere insieme a ragione sociale, partita IVA e indirizzo. Fa eccezione la Pubblica Amministrazione, il cui Codice Univoco Ufficio è consultabile liberamente su IndicePA.
I 5 casi pratici del codice destinatario fattura elettronica
Quasi tutte le situazioni che incontri rientrano in una di queste cinque.
1. Cliente con partita IVA che ti comunica il codice
Il caso più semplice. Inserisci i sette caratteri così come te li ha forniti, rispettando maiuscole e cifre. Il campo della PEC va lasciato vuoto: valorizzare entrambi non serve e può generare confusione nel recapito.
2. Cliente con partita IVA che ti dà solo la PEC
Succede spesso con i professionisti e con le microimprese. In questo caso il codice destinatario fattura elettronica diventa 0000000, sette zeri, e la PEC del cliente va scritta nel campo PECDestinatario. Lo SdI consegnerà via posta certificata.
3. Privato consumatore
Per chi non ha partita IVA si usano i sette zeri e si compila obbligatoriamente il codice fiscale. Il cliente troverà la fattura nella propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate, ma resti tenuto a consegnargli una copia di cortesia, in PDF o su carta.
4. Pubblica Amministrazione
Qui il codice non ha sette caratteri ma sei: è il Codice Univoco Ufficio, da recuperare su IndicePA o farsi comunicare dall’ente. Cambia anche il formato di trasmissione, che diventa FPA12, e diventano obbligatori dati come CIG e CUP quando previsti dal contratto. Per la PA, inoltre, la firma digitale sul file è richiesta.
5. Cliente estero
Per i clienti di altri Paesi, UE ed extra UE, il valore convenzionale è XXXXXXX, sette X maiuscole. Il documento non viene recapitato dallo SdI al cliente estero, che riceverà la copia commerciale per altre vie: la trasmissione serve ad assolvere l’obbligo di comunicazione dei dati transfrontalieri.
Tabella riepilogativa dei valori
| Tipo di cliente | Campo CodiceDestinatario | Campo PECDestinatario |
|---|---|---|
| Partita IVA con codice noto | Codice a 7 caratteri | Vuoto |
| Partita IVA con sola PEC | 0000000 | PEC del cliente |
| Partita IVA senza dati | 0000000 | Vuoto |
| Privato consumatore | 0000000 | Vuoto (serve il codice fiscale) |
| Pubblica Amministrazione | Codice Univoco Ufficio a 6 caratteri | Vuoto |
| Cliente estero | XXXXXXX | Vuoto |
La registrazione dell’indirizzo telematico batte tutto
C’è un meccanismo che molti ignorano e che risolve parecchi problemi. Ogni titolare di partita IVA può registrare il proprio indirizzo telematico preferito, codice o PEC, dentro il portale Fatture e Corrispettivi, nella sezione dedicata alla registrazione dell’indirizzo.
Da quel momento lo SdI consegna sempre su quel canale, a prescindere dal codice destinatario fattura elettronica indicato dal fornitore. Anche se il tuo fornitore scrive 0000000 per pigrizia, la fattura arriva dove hai deciso tu.
Se ricevi fatture e ti capita spesso di doverle andare a cercare nel cassetto fiscale, questa registrazione è la prima cosa da fare. Richiede cinque minuti e vale per tutti i documenti futuri.
Codice destinatario sbagliato: scarto o mancata consegna?
Sono due esiti diversi e vale la pena distinguerli, perché le conseguenze non sono le stesse.
Scarto. Se il codice ha un numero di caratteri errato, oppure corrisponde a un canale inesistente o disattivato, lo SdI rifiuta il file. Arrivano i codici di errore 00311 e 00312. La fattura si considera non emessa e va corretta e ritrasmessa entro cinque giorni dalla notifica: la procedura completa è spiegata nella guida sulla fattura elettronica scartata.
Mancata consegna. Se invece il codice è formalmente valido ma non è quello giusto, il file supera i controlli e la fattura risulta regolarmente emessa. Lo SdI la deposita nell’area riservata del destinatario e ti invia una ricevuta di impossibilità di recapito. In questo caso non devi rifare nulla, non devi rinumerare il documento: devi solo avvisare il cliente che la fattura è disponibile nel suo cassetto fiscale.
Per intercettare il problema prima dell’invio conviene passare dal controllo XML della fattura elettronica, che segnala i campi non conformi in pochi secondi.
6 errori da evitare
- Scrivere la partita IVA al posto del codice. Sono due campi diversi, la partita IVA va in
IdFiscaleIVA. - Usare sette caratteri per la Pubblica Amministrazione. Il Codice Univoco Ufficio ne ha sei.
- Compilare 0000000 senza PEC per un cliente azienda. La fattura passa i controlli, ma il cliente potrebbe non accorgersene per settimane.
- Riutilizzare il codice di un’altra società del gruppo. Ogni soggetto ha il proprio, non sono intercambiabili.
- Dimenticare XXXXXXX per l’estero. Senza quel valore l’operazione transfrontaliera non viene identificata correttamente.
- Non aggiornare l’anagrafica. Il codice cambia quando il cliente cambia software o commercialista: se una fattura torna indietro, chiedi conferma prima di reinviare.
Codice destinatario e vendite online
Chi gestisce un e-commerce ha un problema in più: il dato non lo inserisce l’ufficio amministrativo, lo scrive il cliente al checkout, spesso dal telefono e di fretta. Il risultato sono codici di sei caratteri, spazi accidentali, partite IVA copiate nel campo sbagliato.
La soluzione non è controllare tutto a mano dopo, ma validare il campo mentre viene compilato: lunghezza corretta, caratteri ammessi, campo PEC richiesto quando il cliente non ha un codice, verifica della partita IVA in tempo reale. Un dato sporco bloccato al checkout è una fattura scartata in meno a fine mese.
Se stai valutando come organizzare il flusso, la panoramica su come scegliere un programma per fatture elettroniche mette in fila le funzioni che contano davvero.
Domande frequenti sul codice destinatario fattura elettronica
Dove trovo il mio codice destinatario?
Nel pannello di configurazione del software o del servizio con cui ricevi le fatture, oppure nella comunicazione di attivazione inviata dal fornitore. Se non usi alcun servizio, non ne hai uno e ricevi tutto con i sette zeri.
Il codice destinatario fattura elettronica è obbligatorio?
Il campo sì, sempre. Il codice vero e proprio no: quando non lo conosci si usa il valore convenzionale a sette zeri, eventualmente accompagnato dalla PEC del destinatario.
Che differenza c’è tra codice destinatario e codice univoco?
Nessuna nella sostanza. Codice destinatario, codice univoco e codice SdI indicano la stessa informazione. Nel linguaggio degli enti pubblici, però, codice univoco si riferisce di solito al Codice Univoco Ufficio a sei caratteri.
Anche i forfettari hanno un codice destinatario?
Sì. Chi aderisce al regime forfettario è comunque un soggetto passivo IVA e riceve fatture elettroniche come tutti gli altri. Le regole di emissione sono raccolte nella guida sulla fatturazione elettronica per i forfettari.
Posso usare 0000000 per tutti i clienti?
Tecnicamente le fatture non verrebbero scartate, ma è una pessima abitudine: costringi ogni cliente a cercare i documenti nel cassetto fiscale e moltiplichi i solleciti. Se il cliente ha registrato un indirizzo telematico riceverà comunque la fattura, ma non puoi darlo per scontato.
Il codice destinatario può cambiare nel tempo?
Sì, cambia quando il cliente cambia gestionale o intermediario. Vale la pena verificarlo periodicamente sui clienti ricorrenti, soprattutto dopo una ricevuta di impossibilità di recapito.
Come faccio a leggere il codice indicato in una fattura ricevuta?
Aprendo il file XML con un visualizzatore: trovi i metodi disponibili nella guida su come visualizzare una fattura elettronica.
In sintesi
Il codice destinatario fattura elettronica è un dato anagrafico come la partita IVA: va chiesto, salvato e aggiornato. Sette caratteri per i privati, sei per la Pubblica Amministrazione, sette zeri quando il canale è ignoto, sette X per l’estero. E se ricevi fatture, registra una volta per tutte il tuo indirizzo telematico nel portale dell’Agenzia delle Entrate.
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Nota informativa ed esclusione di responsabilità: Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere puramente informativo, generico e divulgativo. Non costituiscono in alcun modo un parere legale, fiscale o una consulenza professionale. Le normative fiscali sono soggette a frequenti aggiornamenti e variazioni. Per qualsiasi dubbio, chiarimento o per la gestione della tua specifica situazione contabile, ti invitiamo a consultare un esperto fiscale o il tuo commercialista di fiducia.
